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본문내용: 아키비스트가 아카이브즈를 관리하는 목적은 가치있는 기록의 보존과 이용에 있다. 아키비스트는 공기록이 미래 이용 가치가 있는지에 따라 보존 여부를 결정한다. 이들은 기록을 간수하고 보수하여 이용가능하게 한다. 또한 검색도구를 통해 기록의 내용과 특성을 알리며 기록 공개를 위한 규제 해제 협의에 참여한다. 이러한 과정을 거쳐 대중들이 기록에 접근하도록 서비스를 제공하는 것이다.
미국연방정부의 공기록을 관리하는 국립기록보존소의 활동을 통해 아키비스트의 역할을 알 수 있다. 국립기록보존소가 설립됐을 때 우선으로 했던 활동은 접근이 어려운 곳에 흩어져 있던 정보를 수집하기 위한 조사를 하는 것이었다. 이 정보에 기초하여 가치 있는 기록을 회수하였으며 조건이 통제된 서가에 기록을 체계적으로 보존하였다. 그리고 기록의 분석을 통해 정부와 일반인이 정보를 얻을 수 있도록 검색도구를 입안했다.
접근(열람)에 관한 방침
정부 공무원과 일반인 모두가 합의할 만한 기록이용에 대한 제한이 제정 될 필요가 있다. 그 제한을 명확하게 하는 첫 단계는 정부기관이 기록을 이관하기 위해 제공할 때 생긴다. 국립기록보존소와 해당기관 모두에게 합리적인 제한이어야 하며 이러한 제한에 관한 진술은 기록의 법적인 보호가 이관된 것을 공식화한 “이관기록 총목록”에서 구체화된다.
두 번째 단계는 기록이 국립기록보존소로 이관된 후에 생긴다. 진전된 작업을 수행하기 위해 기록은 “기록군”으로 할당되며 보통 국(bureau)의 기록으로 이루어진다. 다음으로 각 기록군의 모든 제한을 구체화한 “제한진술서”를 포함한 규제문서가 입안된다. 제한진술은 눈에 띄는 색지로 간행하여 직원들이 기록의 이용에 관한 금지에 대해 경계하도록 하고 진술은 국립기록보존소의 검색도구에 출판되어 접근방침을 확정하는데 제공된다.
모든 제한은 기한을 정해야 하고, 보존된 모든 기록은 결국 대중이 이용할 수 있도록 개방 되어야 한다. 국립기록보존소에서는 오래된 기록의 이용에 불합리한 제한이 없도록 아키비스트가 제한의 연장을 결정하지 않는 한 50년이 되는 기록의 이용에 관한 모든 제한을 제거하는 입법을 획득할 수 있었다. 기록의 시한은 기록에 따라 다르게 적용되어야 한다. 그리고 생산된 공기록의 질을 위해서 기록 개방을 조급하게 하는 것은 아키비스트와 역사가들의 객관적인 연구를 저해할 수 있다.
기록은 공익과 양립할 수 있는 최대한도 까지 개방되어야 하며 기록보존기관이 존재하는 이유는 기록을 이용할 수 있게 하는데 있다. 따라서 아키비스트는 자유열람을 선호하며 기록이용에 방임적이다. 그들의 역할은 자유로운 탐구가 가능하도록 기록을 제공하는 것이다. 그러나 아키비스트는 추문폭로자나 검열자가 아니다. 그들은 공익을 수호하는 의무를 의식하며 기록의 열람을 판단하게 된다.
기록에 관한 접근이 어떤 공익상의 이유로 제한되는지 살펴보고 자유열람을 방해하는 것들을 제거할 수 있는지 여부에 대해 살펴보자.
공익상의 이유로 접근이 제한되는 것으로는 첫째, 현재와 미래의 국가 안전에 영향을 주는 군사정보를 포함한 기록을 들 수 있다. 정부는 이런 기록에 대한 접근을 통제하는 특별규정을 반포한다. 국가의 안보에 직접 영향이 있는 군사기록이 대중적인 이용에 개방되어서는 안 되지만 이것이 모든 군사기록들에 무제한으로 적용되는 것은 아니다. 군사전략과 전술은 방위기관에서 지속적인 연구가 이루어져야 할 것이다. 또한 정부는 방위분야에 대해 국민에게 책임을 지고 관련 기록의 필요성이 허락된 만큼 조사에 자유롭게 공개해야 한다. 과거 군사 정복에 관한 기록은 안보의 이익과 갈등을 일으키지 않을 때 대중에게 공개되어야 한다. 전술에 불리한 영향을 줄 수 있을 경우에도 말이다.
두번째 접근 제한 사유는 현재 이루어지는 외교업무의 수행에 관한 기록에 대한 접근이다. 외교협상에 있어 비밀주의는 민주주의 사회에서 대단히 중요하다. 대중이 정부가 외교를 수행하는 목적을 알권리는 있을지라도 정부 간의 관계를 결정하는 정책은 진행이 오래 걸리기 때문에 그때그때 대중의 논쟁거리가 되는 것은 좋지 않다.
미국의 경우 국무성의 기록에 대한 “연구와 조사”에 관한 규칙이 제정되었다. 기록열람신청자는 국무성에서 책임 있는 출처에 의해 정식으로 인가를 받아야 하며 이 신청자의 책임을 확신하고 연구의 목적이 정당하고 유용한 것이어야 한다는 조건이 있다. 2차 대전 이후 25년이 경과한 국무성의 모든 기록은 공개한다는 표준규칙이 제정되었다. 최근의 기록에 대해서는 미국 공무원이 아닌 사람들이 이용할 수 있도록 하는 규정을 반포했다. 관리들에게는 국가의 안보와 공익을 보호하고 국무성의 업무와 조화를 이루는 범위에서 가능한 자유롭게 사적인 연구에 이용할 수 있도록 할 수 있도록 했다. 제한된 열람 방침의 한계를 언급하며 아키비스트를 통한 공평한 접근의 원칙을 주장했다.

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