공공기관 전자기록관리시스템 사례
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점차 전자기록의 생산이 주를 이루면서 전자기록의 진본성 확보와 장기보존의 요구가 제기되기 시작했다. 또한 시민의 정치참여 요구가 증가함에 따라 기록 관리의 패러다임 역시 업무결과 기록 중심의 기록 관리에서 의사결정 과정 및 업무과정의 기록을 함께 관리하는 것으로 확대·변화하였다. 이러한 변화는 기존의 자료관시스템에서 새로운 전자기록관리시스템으로의 변화를 이끌었다. 변화에 맞게 국가기록원은 ‘표준기록관리시스템’을 개발하여 배포했다. 중앙행정기관은 모두 이 표준기록관리시스템을 도입하고 있으며 타 시군구에서도 도입하고 있는 중이다.
(1) 표준기록관리시스템의 특징
업무 기반의 전자기록관리체계를 표준화·시스템화 했다. BRM을 기반으로 각급기관의 업무관리시스템, 전자문서시스템의 기록을 시스템적으로 인수받고 있다.
전자기록의 장기보존 및 진본성을 보장한다. 표준기록관리시스템은 전자기록을 장기보존이 가능하도록 포맷 변환하여 지속적인 이용을 보장한다.
기록에 대한 평가 기능을 강화했다. 기록의 보존가치와 공개·열람 여부를 주기적으로 평가하여 기록의 활용성을 높이고 이용가능성을 높인다.
기록관리 기준관리를 강화했다. 기록의 보존기간 작성관리 및 비공개·비밀·열람 범위 등 다양한 기준 값을 저장하여 관리하도록 했다.
(2) 표준기록관리 시스템의 기술적 특징
- 아카이빙 스토리지를 적용한다.
: WORM(Write Once Read Many) 기능을 보유한다.
- 장기보존 관리체계를 구축하고 있다.
: 다양한 형태의 전자문서는 PDF/A(문서보존 국제표준규격)로 변환하여 장기 보존한다.
- 온라인 실시간 연계체계가 가능하다.
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