기록관리의 기초이론과 전문직으로서의 기록 관리직
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기록의 생애주기는 모든 기록에는 생명체처럼 저마다 수명이 존재하기에 기록에도 생산, 획득, 이용, 처분의 과정이 있다고 보는 것이다.
<기록의 생애주기>
기록의 생애주기 개념을 채택한 기록관리 모델 중 전형적인 모델은 기록을 업무 활용성 정도에 따라 현용기록(Current records, active records), 준현용기록(semi current records, semi active records), 비현용기록(non current records, inactive records)로 구분하는 3단계 기록관리 모델이다.
<3단계 기록관리 모델>
현용기록은 현재 진행중인 업무를 수행하는데 사용되는 기록을 의미한다.
준현용기록은 현재 업무에서는 거의 사용되지 않지만 참조할 필요가 있어 일정한 기간 동안 별도 공간에 보관하는 기록을 의미한다.
비현용 기록은 관련 업무가 완전히 종결되어 업무 활용성이 완전히 없어진 기록을 의미한다.
보존기록은 대부분의 비현용 기록이 폐기되고, 일부 기록은 역사적, 정보적, 문화적 측면에서 지속적 가치가 있는 것으로 평가되는 기록을 보존하는 것을 의미한다. 이러한 보존기록은 보존기록관으로 이관되어 보존기록관리자가 관리하게 된다.
기록의 생애주기 개념은 기록의 각 단계를 시간의 흐름을 기반으로 하여 선형적으로 배치하고, 각 단계마다 기록의 물리적 위치와 그 관리 책임을 분절적으로 관리한다. 특히 현용 및 준현용기록에 대한 기록관리와 보존 기록에 대한 보존기록관리를 엄격히 구분하여 서로 다른 방법론이 적용된다고 보며, 기록관리자와 보존기록관리자의 전문적 과업을 인위적으로 분리한다.
이러한 기록의 생애주기 개념은 기록을 물리적 실체호만 인식하고 업무 수행과의 관련성에만 초점을 맞춤으로써 논리적 객체로서의 기록을 관리하는데 적절하지 않다. 이런 관점의 변화에는 전자 기록의 보편화 라는 배경이 있다. 전통적 기록은 생산시점부터 내용·구조·맥락이 물리적 매체에 고정되는 물리적 실체인 것과 달리 전자기록은 가상의 논리적 객체로 존재한다. 이러한 특성으로 인해 대두된 것이 기록 연속체 개념이다.
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