기록의 선별과 평가
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쉘렌버그는 ‘기록관리의 목적은 가치 있는 기록을 보존해서 그 기록을 이용할 수 있게 하는 것’이라는 생각 하에 기록생애주기 개념과 결합한 ‘가치평가론’이라는 평가 분류법을 내놓았다. 쉘렌버그의 ‘가치평가론’은 기록의 이용을 통하여 기록이 현용단계의 ‘1차적 가치’와 비현용단계의 ‘2차적 가치’를 가지고 있다고 주장하는 이론이다.
1차적 가치는 기록 생산자가 그 기록을 생산했을 때 자동적으로 발생된 본연의 가치를 의미한다. 1차적 가치에는 기록 생산자가 현재 진행하고 있는 일상적인 행정업무를 지원하기 위한 업무적 가치 또는 행정적 가치, 법적 의무와 권리의 보호 행사에 관련되는 법적 가치, 재정적인 영역과 관련되는 재정적 가치 등이 있다. 특히, 현용단계의 기록은 기록생산자가 판단한 활용가치에 따라 처분될 수 있다. 일반적으로 기록의 1차적 가치는 생산시점에 의도한 목적이 완수되어 관련 활동이 종결될 때까지 유지되나, 그 이후에는 상실된다.
2차적 가치는 기록의 생산 목적이 완수되어 현재 활용이 종료된 후 지속적으로 그 기록을 이용하게 하는 가치를 말한다. 2차적 가치를 지니기 위해서는 기록은 증거적 가치나 정보적 가치를 지녀야 한다. 증거적 가치는 생산자의 존재나 활동을 알려주는 기록을 선별하는 기준으로 활용된다. 즉, 증거적 가치는 법적 의미가 아닌 역사적 의미에서의 증거와 관련된 개념으로서 기록을 생산한 개인이나 단체의 관련 조직, 기능, 정책, 결정, 절차, 운영을 비롯한 여러 활동의 증거로서의 가치를 말한다. 정보적 가치는 기록 생산 당시의 목적을 넘어서서 계속적으로 이용될 수 있는 기록을 선별하는 기준으로 활용된다. 정보적 가치는 중요하다고 간주되는 인물이나 사물, 또는 특정 사건 및 특정 현상에 대한 내용을 전달하는 가치를 말한다. 이 때 중요성은 정보의 유일성 및 포괄성, 기록 형식의 독창성, 사용자의 수에 따라 판단될 수 있다.
이러한 쉘렌버그의 ‘가치평가론’은 기록생애주기 개념에 따라 기록에 담긴 정보의 특성을 세분화하고 그 의미를 정형화함으로써 정식화된 기록의 평가 · 선별 지표를 설정하는데 필요한 개념틀을 제공하였다. 또한, 실용적으로 적용할 수 있는 평가체계와 기준을 정립하고 확산시키는 기반을 제공하였다는 중요한 의의를 가진다. 이러한 이론은 미국 아키비스트들의 사회에서 한 세대에 걸쳐 계속 이용되었다.
4.2.2 출처분석 기반의 수집방식
베어만은 기록의 선별은 기록 자체를 평가하기 보다는 기록을 생산한 객체 즉, 기록의 출처를 분석해야 한다고 하였다. 기록의 출처는 쉘렌버그가 말한 일차적 가치의 중요성을 판단해줄 수 있는 기준이 되며 주관적으로 판단할 수 있는 정보적 가치를 객관적으로 평가할 수 있게 해준다. 출처에 대한 분석을 통한 기록선별은 수집대상에 대한 우선순위를 매기고 이에 따라 기록을 수집하는 것을 말하는 것으로 독일의 ‘행정체 위계론’을 들 수 있다. 듀란티와 콕스는 이를 재정립하여 출처의 개념을 잦은 변동이 있는 기관의 조직에서 조직의 변화와 관계없이 유지되는 기능에 초점을 맞추었다.
4.2.3 도큐멘테이션전략 기반의 수집방식
사무엘스와 콕스는 현재의 사회상을 기억할 수 있게 해주는 증거를 효율적이고 포괄적으로 선별할 수 있는 방법으로 ‘도큐멘테이션 전략’을 제시하였다. 이러한 접근방법에서 핵심요소는 ① 기록으로 남길 영역에 대한 분석, ② 내부적인 기록의 문제점에 대한 이해, ③ 어떠한 문제, 활동 또는 지리적 분야에 대한 정확한 도큐멘테이션을 확보하기 위한 계획의 수립이다.
도큐멘테이션 전력을 기반으로 한 선별은 크게 다섯 가지 활동에 의하여 수행된다. ① 수집되어야 하는 주제나 이슈의 선정, ② 각 주제별 자문위원단에 의한 도큐멘테이션 계획 수립, ③ 각 주제별 기록의 생산 및 보유에 관한 서베이 실시, ④ 서베이 결과를 토대로 한 실천 계획 수립, ⑤ 관련 기록의 선별 및 수집이 그것이다. 또한, 이러한 구조적인 접근방법은 사회적 증거 자료를 포괄적으로 식별할 수 있게 해주고 대향의 기록을 체계적으로 수집할 수 있게 해주나 개별 기록관이나 기록관리자의 단편적인 노력으로는 성공할 수 없으므로 여러 기관간의 상호협력을 토대로 수행되어야 한다.
하지만 도큐멘테이션 전략은 서로 기록을 공유한다는 것을 꺼려하여 다자간(다기관간)의 협력이 제대로 되지 않을 수 있고, 방대한 연구가 필요하여 자금 · 시간 · 인력 등이 너무 많이 필요하며 주제 선정이 주관적일 수밖에 없다는 논란이 끊이지 않고, 사회상이 애매모호하고 구체화 되지 않는다는 한계점을 지닌다.
그럼에도 불구하고 도큐멘테이션 전략은 기록을 나오게 한 사회에 초점을 맞추면서 그 당시 사회의 전체적인 맥락을 파악할 수 있으며, 기록관리자의 사회적 미션과 사회적 증거의 수집이라는 기록평가의 목적을 다시 한 번 생각할 수 있는 기회를 주었다는 점에서 의의가 있다. 그리고 당대의 사회상을 그리기 위해 협력한다는 기록수집전략으로 최근에 다시 주목 받고 있다.
4.2.4 거시평가기반의 수집방식
쿡은 사회전반에 걸친 중요한 기록을 수집할 수 있는 ‘거시평가 방법론’을 제시하였다. 거시평가에서는 평가의 초점을 실제 기록물의 내용에 바탕을 둔 연구적 가치에서 기록물이 생산된 기능적 · 구조적 환경으로 전환시키게 된다. 따라서 기록물이 생산된 생산맥락 및 출처정보 파악이 평가의 전제가 되며, 이는 상부구조로서의 조직체에 대한 분석에서 출발한다는 하향식 접근방식을 채택하게 된다. 실제 방법론은 국가를 정점으로 한 조직체를 사회상의 구체적 실체로 설정한 후, 상부구조로서의 조직체에 대한 분석에서 시작한다. 전체 조직의 구조와 임무를 면밀히 검토한 후 사회적 중요도의 견지에서 기관별 서열화를 책정한 다음, 이후 각 기관의 임무와 기능분석을 통해 중요기록물을 선별하게 된다.
거시평가의 수행방식은 일반적으로 다음과 같은 절차를 거치게 된다. 먼저 기능, 서브기능, 프로그램, 활동의 복잡성과 상대적 중요도 등을 파악하기 위해 연구를 수행하는 절차이다. 여기서는 우선 국가적 차원에서 각 기관이 지닌 기능상의 상대적 중요도를 분석한 다음, 각 기관의 세부적인 기능 분석을 통해 OPI(Office of Interest)를 파악하게 된다. OPI는 국가의 중요 정책을 결정, 수립하는 등 기관의 고유 사명을 수행하는 핵심 부서를 말하는 것으로, 이러한 OPI는 국가적 차원의 중요기록물이 집중적으로 생성되는 연원으로서의 이미 또한 함축하고 있다. 이어 위의 절차들을 통해 확인된 중요 기능과 시민사회 영역과의 상호관계에 대해 연구를 수행하며, 거시평가의 가설을 설정하고 이를 실제 기록의 가치분석을 통해 입증하는 단계로 마무리된다. 이처럼 거시평가에서 국가를 사회상의 구체적 실체로 설정한 이유는 정부에서 수행하는 기능은 총체적 사회를 구성하는 시민의 합의로 생성된 것일 뿐만 아니라, 시민의 요구, 사회적 경향, 사상, 활동 등의 거울이자 여과장치인 관계상 사회적 가치를 가장 잘 반영하고 있기 때문이다.
- 참고문헌
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※ 참고문헌
1. 김명훈, 『전자기록평가론』, 신진리탐구, 서울, 2009. <5장>
2. 한국기록관리학회, 기록관리론, 아세아문화사, 2017. <4장>
3. Frank Boles, 「평가론의 역사」, 『기록학의 평가론』, 오항녕 역, 진리탐구, 서울, 2005.
4. Theodore R. Schellenberg, 「현대 공공기록의 평가」. 『기록학의 평가론』, 오항녕 역, 진 리탐구, 서울, 2005.
5. Richard J. Cox, 「도큐멘테이션 전략과 사초 평가 원칙」, 『기록학의 평가론』, 오항녕 역, 진리탐구, 서울, 2005.
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