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기록과 기록관리

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본문내용
인간의 행동과 의사결정은 기록됨으로써 증거와 기억이 되며, 기록을 통하여 자기 자신과 자신이 속한 집단의 역사와 정체성을 확인하고, 경험과 지식을 공유하고 소통하면서 살아간다.
기록이란 인간이 개인 또는 조직차원에서 활동을 수행하는 과정에서 생산하거나 입수한 데이터나 정보를 특정매체에 고정시킨 것이다. 기억의 한계를 넘어서 활동들을 복원 할 수 있고, 참조하며, 증거로 활용할 수 있고, 투명하고 효율적인 업무수행을 담보할 수 있다.
기록관리의 국제표준 ISO15489 ISO 15489는 현용 기록 및 준현용 기록 관리를 위한 국제 표준으로서 공식 명칭은 ‘정보와 도큐멘테이션: 기록 관리(Information and documentation: Records management)’이며, ISO/TC 46(정보와 도큐멘테이션 기술 위원회) 산하 SC 11(보존 기록/기록 관리 분과 위원회)이 주관하여 제정하였다. ISO 15489의 목적은 “모든 기록을 적절히 처리하고 보호하며, 더 효과적이고 효율적으로 기록에 담긴 증거와 정보를 검색할 수 있도록 하기 위해 기록 관리 정책과 절차를 표준화”하는 것이다
와 ISO30300 TC46/SC11(문헌정보 기술위원회/기록 관리 분과 위원회)에서 2011년도에 제정한 기록경영시스템의 국제표준이다. 조직의 목표와 전략에 맞춰 체계적으로 기록을 생산하고 관리하는 방법을 제시한다.
에서 기록은 “조직이나 개인이 법적 의무를 수행하거나 업무를 처리하는 과정에서 증거나 자산으로 생산, 접수, 유지하는 정보”로 정의한다. SAA(Society of American Archivists)의 용어사전에서 말하는 기록이란 증거로 사용 될 수 있는 법적·공식적 속성을 가진 필사본이나 인쇄본, 매체에 고정되어 있고, 내용·맥락·구조를 가지며 인간 기억의 확장 또는 설명책임의무를 다하기 위해 사용되는 데이터나 정보, 개인이나 단체의 활동과정에서 생산, 입수되어 미래 참조용 증거로서 보존되는 고정된 형태의 데이터나 정보이다.
기록은 각각 고유한 내용, 구조, 맥락으로 구성되며, 내용은 기록의 생산자가 문자, 숫자, 이미지, 소리 등을 사용하여 표현한 정보이다. 구조는 기록의 내용을 손에 잡히고 이용할 수 있게 해주는 양식이며, 내적구조로는 언어, 서식, 활자체와 크기, 쪽과 문단 나누기, 인코딩과 파일포맷이 해당되며, 외적구조로는 본문과 첨부문서, 링크 된 기록 등이 해당된다. 맥락은 기록이 생산되고 활용 된 환경과 정황을 가리키는 것인데 제목, 생산자명, 생산날짜 등 특정 기록을 확인하고 식별하는데 필요한 정보와 업무기능이나 활동의 성격, 생산자와 생산목적에 관한 정보가 포함된다.
기록이 증거로서 인정받기 위해서는 진본성, 신뢰성, 무결성, 이용가능성을 유지해야한다. 기록관리는 생산에서부터 폐기와 보존에 이르는 모든 과정들이 훼손되지 않고 유지되도록 보장하는 활동이다. 진본성이란 기록이 위조되거나 훼손되지 않은 원래대로의 진짜임을 가리키는 말이다. 신뢰성은 기록의 내용이 입증하고 있는 것이 업무처리나 활동 혹은 사실을 완전하고 정확하게 표현하고 있다고 믿을 수 있으며, 이후 업무처리나 활동을 수행하는 과정에서 근거로 할 만한 것인지에 관한 것이다. 무결성은 기록이 완전하고 변경되지 않은 상태를 말한 것이며 무결한 기록이 처음 생산 된 당시와 꼭 같아야 한다는 것은 아니다. 유지하기 위해서는 기록이 생산 된 후 바뀐 모든 것을 기록관리 정책과 절차에 명시되어야 한다. 이용가능성이란 기록의 위치를 찾을 수 있고, 검색할 수 있고, 재현할 수 있으며, 해석할 수 있는 상태를 말한다.
기록의 속성은 기록의 서식, 적절한 관리 프로세스, 메타데이터를 통해서 구현되고 유지 될 수 있다. 특히 무정형의 전자기록에서는 그 중요성이 더욱 강조되며, 기록의 진본성 유지를 위해 적법하고 체계적인 기록관리 프로세스의 전 과정이 메타데이터로 남아야 한다.
쉐퍼드와 여는 기록의 가치와 활용성을 세 가지 관점에서 설명한다. 기록이 가지고 있는 가장 기본적이고 일차적인 가치는 ‘업무 활용성’이다. 업무를 수행하는 과정에서 생산, 입수 되는 수많은 기록들을 효율적인 업무가 가능하게 하고 비슷하거나 관련 된 업무를 수행하게 될 때에도 참고가 되어 시간과 비용을 절약하고 합리적인 의사결정을 하는데 도움을 준다. 그 다음은 ‘대내외 설명책임 의무지원’이다. 기록의 생산자가 법규와 규정을 준수하고 모범실무를 수행하도록 유도하는 기록의 가치를 의미한다. 기록은 공공성과 투명성, 구성원의 알 권리가 보장되는 건강한 민주사회를 구성하는 필수적인 요소이다. 기록을 생산하는 처음목적은 업무수행과 설명책임의무를 지원하는 것이지만 어떤 기록은 이런 것을 넘어서 가치를 가진다. 그것이 ‘문화 활용성이다’ 기록이 담고 있는 데이터나 정보는 각종 연구와 교육 · 창작 활동에 필요한 자료나 근거를 제시하고 역사 기술을 위한 사료가 될 수 있다. 기록은 정보와 지식, 지혜의 원천이 되기도 한다.
특정 상황 속에서 근거와 증빙이 되는 기록이 절실할 경우에나 여러 가지 목적으로 활용하고자 할 때 기록의 가치와 활용성이 부각된다. 이 때의 진본성, 무결성을 증명 할 수 없다면 신뢰성과 이용가능성이 낮아져 기록으로서의 가치가 상실한다. 기록은 투명한 업무 활동의 토대가 되는 정보원으로서의 고유한 가치와 의미가 보존되도록 관리되어야 한다. 기록관리는 진본성과 신뢰성을 가진 기록의 생산과 무결한 보존, 그리고 이용가능성을 담보해준다. 효율적이고 투명하고 책임 있는 열린사회가 가능하도록 지원해주는 기록관리는 기록의 보존과 전승을 위한 소극적 업무활동이 아니라, 사회 혁신의 강력한 수단이며 삶의 질 향상과 문화 발전에 빼놓을 수 없는 사회적 도구라고 할 수 있다.
《참고》
[네이버 지식백과] ISO 15489 (기록학 용어사전, 2008. 3. 10. 역사비평사)
한국기록관리학회, 『기록관리론- 증거와 기억의 과학』, 아세아 문화사, 2013
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