DIRKS매뉴얼 StepA요약
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추천 연관자료
- 본문내용
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DIRKS 매뉴얼 Step A의 이해를 돕기 위해, ‘제1부 DIIRKS 방법론 - 사용자 지침’의 주요 부분을 발췌하고,
‘Step A - 예비조사’를 요약하였습니다
DIRKS - 업무정보 관리에 대한 전략적 접근
DIRKS 방법론 - 사용자 지침
2001년 9월 (2003년 7월 개정)
National Archives of Australia
배경과 목적
왜 기록관리(recordkeeping)인가?
DIRKS의 중요성
방법론은 8단계로 구성
- 참고문헌
-
참고자료
‘부록 2 - 인터뷰에 대한 안내’
‘부록 3 - 인터뷰 질문’
연구 문서화
구조화된 양식으로 문서화하는 이유
예비조사 결과를 중간관리자에게 설명하기 위하여
예비조사자의 권고를 구체화하기 위하여
다른 단계 작업의 기초를 제공하기 위하여
미래의 기록관리 프로젝트에 참조 문서로서 제공될 수 있도록
정보수집 국면에서 작업하면 유용할 것들
사용된 모든 자원의 등록부(register)
(문서 또는 인터뷰) 자원 각각에 대한 일련의 주석(note)
수단
‘부록 4 - 자원 식별 양식’ : 3개 유형의 템플릿 제공 : Step B와 C에서 이 양식은 유용하게 사용될 것이다.
‘부록 5 - 조직맥락문서’
DIRKS Database
형식을 불문하고 가장 유용한 것은, 어느 자원과 관계가 있는지 그리고 DIRKS 프로세스의 어느 단계와 관계가 있는지에 관하여 예비조사자가 명확하게 주석(note)으로 정리하는 것이다.
보고서 준비
보고서의 내용
조직의 업무활동
주요 이해관계자
조직이 노출되어 있는 업무 위험의 유형
조직에서 기록관리가 하는 역할에 대한 이해(perception)
기록관리 및 정보 시스템의 강점과 약점
기록관리 활동에 대한 관리 의무(commitment)의 수준
프로젝트 잔여물(remainder)을 관리하기 위한 옵션
제안 프로젝트를 위해 요구되는 자원
이슈
‘일상업무(housekeeping)’ 기능
예비조사 동안, 대부분의 조직은 재정관리, 종업원 보건안전, 인사, 자산관리 등 보통의 ‘일상업무’ 기능을 고려하지 않을 것이다. 이러한 기능은 Keyword AAA에 정의되어 있다. 이러한 일반 행정기능과 관련된 기록의 처분에 대한 권고는 NAA에서 생산한 행정기능 처분지침(Administrative Functions Disposal Authority)에 있다. DIRKS 프로세스의 나중의 단계에서, AFDA 요건에 따른 처분을 포함하여 기록관리 시스템이 이들 보통의 일상업무 기록을 생산, 획득, 관리하는 것을 확실하게 할 필요가 있을 것이다.
예비조사자는, 조직이 일반적인 기능 가운데 하나를 관리하는 것을 조직의 특별한 역할이나 책임으로 하고 있는지를 명확히 확립해야 할 필요가 있을 것이다. 예를 들면 Comcare는 안전·갱생·수당법(1988)에 근거하여 연방정부를 대신하여 종업원 보건안전 기능에 대한 책임을 지니고 있다. 소속 기관이 이와 같은 경우라면, 해당 기능은 예비조사와 차후의 단계에 포함되어야만 한다.
조직 경계 정의
예비조사를 수행할 때, 조직의 경계가 결정될 필요가 있다. 때때로 경계는 유동적이다. 이에 대한 사례는 어떤 부서(department)가 협의회(council), 위원회, 회의(board) 등의 비서 활동을 수행하는 경우다. 이들 회의가 어떤 부서와 연결되어 있고, 또한 과업을 수행하기 위한 부서 소속 사무원을 보유하고 있다고 할지라도, 이들 회의는 별도의 조직이다. 왜냐하면 그 조직들은 행정적 결정이나 법령에 의하여 독립적으로 설립되었기 때문이다.
조직 경계를 결정하는 데 도움이 될 수 있는 질문 : 1개 이상의 Yes가 나오면 독립 조직이라고 봐야 한다.
법령이나 행정결정에 의하여 특정 목적하에 설립되었는가?
부서 또는 법에 의해 규정된 조직(statutory authority) 또는 행정기관인가?
법원(court)인가?
설명책임성이나 절차상 또는 정치적인 이유 때문에, 독립적인 역할을 수행하는 것으로 일반적으로 생각되는, 행정협의회(ministerial council), 위원회, 회의(board), trust, 심판소(tribunal)인가?
자율적으로 운영되고 있나?
별도의 대표나 CEO가 있나?
작업계획이나 예산조정 분야에서 행정적인 결합을 유지하고 있나?
장관이나 의회에 대하여 독립적으로 보고하나?
별도의 분리된 기록관리시스템을 보유하고 있나?
스스로 원하면 자체적으로 기록관리 정리를 수행할 권력을 보유하고 있나?
체크리스트
예비조사 단계에서 완성해야 할 것들
사용했던 자원의 목록
조직맥락문서
중간관리자에게 보고할 보고서 : 예비조사의 주요 결과 설명, 제안 기록관리 프로젝트의 범위, 관리, 가능성을 추천
프로젝트 계획 : 보고서와 함께 중간관리자에게 보고
다음은 무엇인가?
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DIRKS
업무관리에 대한 전략적 접근
업무 분류 체계 :
구성
핵심 공통 기능
기관 Keyword AAA
기능 (연방버전)
기관 분류 도구
기록관리
요건
처분
지침
기록관리 호주 표준
AS ISO 15489
기록 :
기록의 업무 맥락에 따라서 분류되어, 검색,
보유기간설정(sentencing), 처분을 용이하게 함
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