계층적 관리와 집합적 기술
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계층적 관리란 기록물을 관리하고 처리하는 과정에서 출처의 원칙과 원질서의 원칙을 이행하는 방법이라고 할 수 있다. 출처에 의한 정리는 하위 부서에서 생산된 기록물 세트를 보다 큰 기관의 항목 아래 묶어줌으로 해서 관료제 조직을 그대로 본뜨려고 한다. 원질서에서, 문서는 파일 단위의 일부분, 파일 단위는 시리즈의 일부분, 시리즈는 다시 보다 더 큰 파일링시스템의 일부분이 될 것이다. 미국의 아키비스트들은 통제된 기록물 시스템의 관리 혜택을 입지 못한 현대의 문서더미에 직면하게 되자, 그들은 거대한 소장물을 관리하는 방법으로 이 위계질서로 돌아오게 되었던 것이다.
그 결과 계층적 관리라는 개념이 개발되었는데, 그 핵심 요점은 다음과 같다. 대부분의 현대 아카이브즈 작업은 연속체를 따라서 점차적으로 기록물 세트를 묶어주고 기술하는 것을 포함한다. 따라서 한 기관의 기록물은 구성 부서, 활동 또는 기능이라는 관점에서 연속적으로 물리적으로 세분되고, 지적으로 기술 될 수 있다. 각 부서나 활동, 기능을 문서화해주는 파일시리즈, 각 시리즈 내의 파일, 각 파일내의 문서도 같은 식이다. 세분된 이들 각각은 모두 다른 통제 단계의 하나로 간주된다.
통제의 각 단계는 관리 방법이나 처리과정에서의 요구, 그리고 열람에 있어서 각 단계마다 그 함축적 의미가 다르다. 통제의 각 단계는 관리 방법이나 처리과정에서의 요구, 그리고 열람에 있어서 각 단계마다 그 함축적 의미가 다르다. 그 자원의 상격이나 우선순위에 따라, 반드시 보다 세밀한 작업으로 들어가지 않고도, 어떤 단계에서든지 기록물은 처리될 수 있다. 그러나 가장 완벽한 처리과정에서조차도, 다른 단계의 조직은 다른 종류의 정보를 제공한다. 가장 광범위한 단계의 기관 기록물이나 개인의 서류들에서 아키비스트는 포괄적인 역사나 전기, 그리고 그 기록물에 대한 일반적 정보를 얻을 수 있다. 시리즈는 구체적인 기록생산활동과 파일구조에 대한 정보를 알려준다. 그런가 하면 개별적인 파일단위와 문서들은 상세한 내용정보를 전해 주고, 또 색인 작업을 위한 명칭들을 제공해 준다. 아카이브즈에서 기록물의 상호의존성을 강조하는 것은, 모든 통제의 단계가 서로 연관되어 있고, 그렇기 때문에 개별적인 파일 단위를 완전하게 이해하기 위해서는 보다 큰 집합에 대한 이해가 절대적으로 필요하다는 것을 의미한다.
출처의 원칙이나 원질서의 원칙과 마찬가지로, 계층적 관리라는 개념은 필연적으로 지나치게 단순화 될 수밖에 없다. 계층적 관리라는 개념이 전제하는 단선적인 조직 및 파일 위계라는 형태는 주로 20세기 중반 이전의 기록물에 적용된다. 조직과 파일시스템 모두 관계의 네트워크가 위계를 대신하게 됨에 따라 계층적 관리 개념은 쓸모가 줄어들게 되었다. 하나의 부서는 하나 이상의 상부조직에 보고 할 수도 있고, 과업 지향적인 구조를 갖는 가변적인 집단의 한 부분이 될 수도 있다. 하나의 파일이 기술적인 재생산이나 자동화된 시스템을 통해서 동시에 여러 부서에 존재할 수도 있고, 또 그것은 각 부서에서 다른 기능에 소용될 수도 있다. 그러한 변화는 계층적 관리에 대한 아카이브적 사고가 다른 것으로 대체되지는 않더라도 수정되어야 한다는 것을 의미한다. 그러나 그 구조나 네트워크가 아무리 복잡해도, 대부분의 조직 단위는 보다 큰 단위의 부분이고, 대부분의 문서 파일은 여전히 파일링 시스템 내에서 존재하고 있다. 출처의 원칙과 원질서의 원칙이 계속 적용된다면, 계층적 관리라는 관점에서 정리와 기술을 개념화 할 수 있는 타당한 이유가 여전히 존재하는 것이다.
· 집합적 기술
기록물 세트를 분리된 개체로서가 아니라 집합적으로 기술하는 원칙 역시 출처의 원칙과 원질서의 원칙을 유지하려는 데에서 나온 것이다. 아카이브즈 컬렉션에 대한 기술은 상당 부분이 그 정리방식에 대한 기술, 즉 각각 다른 구성요소들에 대한 연속적인 논의이다. 집합적 기술의 목표는 아카이브즈나 메뉴스크리트 컬렉션에 대한 통일적인 개관을 제공하는 것이다. 그것은 의도적으로 나무보다는 숲을 보여주고자 하는 것이다.
출처나 원질서와 마찬가지로, 집합적 기술은 도서관과 아카이브즈 사이의 실무의 차이라는 관점에서 이해할 수 있다. 도서관의 목록 작성에서 일반적인 도서는 개별적으로 저자, 책명, 출판사, 출판일자와 장소에 따라 기술된다. 그 과정은 본질적으로 표준화된 규칙에 따라 표제 페이지에서 정보를 옮겨 적는 것이다. 그렇게 기술되는 목록을 작성할 때는 분리된 단위로서 도서의 개별성을 강조한다. 하나의 아이템을 찾기 위해 같은 주제 분야에 있는 다른 도서들을 훑어볼 필요가 없다.
그러나 표제 페이지가 없는 아카이브즈를 기술할 때는, 도서처럼 정해진 위치에서 얻는 정보를 옮겨 적지도 않지만 그렇게 할 수도 없다. 그 대신 아키비스트는 기록물 자체를 총체적으로 검토하고, 그것이 생산된 상황을 연구함으로써 기술할 만한 정보를 찾아내야 한다. 나아가 아키비스트는 집합적인 검색도구를 사용함으로 해서, 사용자들을 구체적인 기록물로 인도해 주는 의미있는 길을 제공한다. 연구자들은 특정 파일이나 파일 군을 검색하기 전에 전체 기록물 세트와 그 내용을 이해해야 한다. 아키비스트들이 가진 이런 공통적인 관점과는 대조적으로, 도서관 시스템에서는 집합적, 혹은 유기적인 기술이 거의 없다.
집합적 기술은 가장 큰 기록물의 집합에서부터 시작해서 연이어 보다 세분된 하위단계로 진행된다. 아키비스트는 하나의 아이템보다는 큰 규모의, 논리적으로 묶인 모든 기록물을 집합적으로 기술할 수 있고 또 기술해야 한다. 그리고 모든 논리적인 묶음들은 그 자체의 공통 특성을 갖게 될 것이다.
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