[사무관리론] 문서관리의 일반

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2009.01.14 / 2019.12.24
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목차: 1.문서 작성의 일반사항
2. 문서의 구성체제(사무관리규정 시행규칙 제9조)
3. 문서의 접수 및 처리

본문내용: 1.문서 작성의 일반사항
1)문서작성의 요령
(1) 용이성
- 사무자동화 시스템을 통하여 업무가 간편하게 처리될 수 있도록 설계
- 읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 사용
- 한자나 어려운 전문용어는 가급적 피하고 부득이한 경우에는 반드시 사용하여야 할 경 우에는 ( )를 하여 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다
- 문서를 취급하기 쉽게 1문서 1매주의
- 반복적인 업무의 경우에는 유사관련 자료를 참고로 함으로써 문서의 절차 및 방법을 간소화할 수 있도록 하여야 함

(2) 정확성
- 문서를 착오 없이 올바르게 처리하는 과정으로 6하원칙에 의거하여 작성
- 모호한 표현과 과장된 문구는 피하는 것이 좋다.
예) 사무관리 담당자 교육에 2명을 참석하도록 하시기 바랍니다.

(3) 신속성
- 문서처리를 빠르게 수행하는 것
- 한글로 가로로 쓰되 띄어쓰기 철저히
- 짧은 문장을 사용
- 가급적 결론을 먼저 쓰고 그 다음에 이유 설명
예) 귀하는 다음 사유로 응시할 자격이 없습니다.
1. 나이가 25세 미만인자
2. 병역을 필하지 않은 자. 끝

(4) 경제성
- 문서를 처리하는 모든 부문에서 원가관리 의식을 가지고 처리하는 것
- 용지의 규격, 지질을 표준화하여 서식을 통일하여 사용
- 일상적이고 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용

2)문서작성의 일반사항
(1) 문서작성의 방법
① 용지의 규격(사무관리규정 제10조 제4항)
기본규격 : 가로210mm, 세로297mm(Ａ4용지).
※ 특별한 사유가 있는 경우 그 용도에 적합한 규격을 정하여 사용 가능
② 용지의 여백
- 위로부터 3, 왼쪽으로부터 2, 오른쪽으로부터 1.5, 아래로부터 1.5
문서의 편철위치나 용도에 따라 조정 가능

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